Einleitung

Im Großhandel sind Schnelligkeit, Übersicht und Verlässlichkeit entscheidend. Ein regionales Großhandelsunternehmen mit 25 Mitarbeitern hatte jedoch mit hohen Verwaltungskosten und langsamen Abläufen zu kämpfen. Rechnungen wurden manuell erstellt, E-Mails unübersichtlich sortiert und Kundenanfragen verzögert bearbeitet. Mit KI-gestützter Prozessautomatisierung gelang es, die internen Strukturen zu modernisieren und so den Grundstein für nachhaltiges Wachstum zu legen.

Kundenübersicht

Das Unternehmen beliefert zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen in der Region mit Waren aus dem Bereich Gastronomie- und Bürobedarf. Mit steigendem Auftragsvolumen stieg jedoch auch die Belastung im Backoffice. Besonders die manuelle Buchhaltung und die vielen parallelen E-Mail-Anfragen führten zu Engpässen.

Beseitigung von Ineffizienzen

Vor der Automatisierung mussten Rechnungen manuell erstellt, Belege händisch erfasst und CRM-Einträge doppelt gepflegt werden. Das führte nicht nur zu Fehlern, sondern auch zu Frust im Team. Mit Automatisierungen über n8n wurden diese Prozesse zentralisiert und automatisch gesteuert.

Verbesserung der Kundenerfahrung

Durch ein automatisiertes CRM-System werden Kundenanfragen heute automatisch kategorisiert, priorisiert und an die richtige Abteilung weitergeleitet. Standardantworten werden sofort versendet, während individuelle Anliegen schneller in Bearbeitung gehen. Das sorgt für zufriedene Kunden und eine bessere Wahrnehmung des Unternehmens.

Optimierung des Backoffice-Managements

Die Buchhaltung läuft inzwischen fast vollständig automatisiert. Eingehende Belege werden durch KI erkannt, analysiert und direkt in die richtige Kostenstelle gebucht. Rechnungen gehen automatisch an Kunden raus, was den Cashflow beschleunigt. Gleichzeitig werden interne Reports automatisch erstellt, sodass die Geschäftsführung jederzeit den Überblick hat.

Herausforderungen

• Hoher Aufwand in Buchhaltung und Verwaltung
• Langsame Bearbeitung von E-Mail-Anfragen
• Doppelarbeit im CRM-System

Umgesetzte Lösungen

• Automatisierte Buchhaltung: KI liest Belege aus und erstellt automatisch Rechnungen
• Intelligentes E-Mail-Management: Automatische Sortierung und Weiterleitung von Nachrichten
• CRM-Automatisierung: Direkte Erfassung und Bearbeitung von Kundenanfragen

Ergebnisse

• 45% weniger Verwaltungsaufwand: Deutlich weniger Zeit in Backoffice-Aufgaben
• 30% schnellere Kundenbearbeitung: Automatisiertes CRM sorgt für bessere Abläufe
• Mehr Ressourcen für Vertrieb: Team kann sich auf Wachstum und Kundenbeziehungen konzentrieren