Mehr Effizienz und Kundennähe für Versicherungsmakler durch Automatisierung

Einleitung

In der Versicherungsbranche entscheiden Vertrauen und Reaktionsgeschwindigkeit über den Erfolg. Ein Maklerbüro mit 8 Mitarbeitern hatte Schwierigkeiten, den steigenden Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Anfragen über verschiedene Kanäle führten zu Verzögerungen, während die Verwaltung von Dokumenten enorme Zeit verschlang. Mit KI-gestützten Automatisierungen konnte das Unternehmen Prozesse verschlanken und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit spürbar steigern.

Kundenübersicht

Das Maklerbüro betreut sowohl Privat- als auch Geschäftskunden mit einem breiten Portfolio an Versicherungen. Bisher lief die Kommunikation über Telefon, E-Mail und Papierunterlagen, was oft zu unübersichtlichen Abläufen führte. Besonders jüngere Kunden erwarteten eine schnelle, digitale Kommunikation, die das Unternehmen ohne Automatisierung nicht erfüllen konnte.

Beseitigung von Ineffizienzen

Vor der Einführung neuer Systeme mussten Anfragen manuell sortiert, Dokumente eingescannt und Verträge händisch archiviert werden. Das führte nicht nur zu langen Wartezeiten, sondern auch zu Fehlern und Doppelarbeit. KI-gestützte Workflows übernahmen diese wiederkehrenden Aufgaben, sodass das Team mehr Zeit für Beratung und Kundenbetreuung hatte.

Verbesserung der Kundenerfahrung

Ein automatisiertes Kommunikationssystem sorgt heute dafür, dass Kunden sofort Rückmeldungen auf ihre Anfragen erhalten – egal ob per WhatsApp, E-Mail oder über ein Webformular. Standardfragen werden direkt von einem Chatbot beantwortet, während komplexe Anliegen automatisch an den richtigen Berater weitergeleitet werden. So fühlen sich Kunden schneller betreut und besser verstanden.

Optimierung des Dokumenten- und Vertragsmanagements

Verträge, Policen und Schadensmeldungen laufen nun digital in einem zentralen System zusammen. KI analysiert eingehende Dokumente, ordnet sie automatisch zu und legt sie im richtigen Kundenordner ab. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler. Gleichzeitig können Berater mobil auf alle Daten zugreifen, was den Service im Kundengespräch deutlich verbessert.

Herausforderungen

• Lange Bearbeitungszeiten durch manuelle Dokumentenprozesse
• Verzögerte Kommunikation führte zu unzufriedenen Kunden
• Hoher Verwaltungsaufwand durch Papierchaos und Doppelerfassungen

Umgesetzte Lösungen

• Automatisierte Kundenkommunikation: Chatbot und kanalübergreifende Antworten in Echtzeit
• Digitales Dokumentenmanagement: KI analysiert, sortiert und archiviert automatisch
• Workflow-Automatisierungen: Automatisches Weiterleiten von Anfragen an die zuständigen Berater

Ergebnisse

• 60% schnellere Reaktionszeiten: Sofortige Rückmeldungen verbessern Servicequalität
• 35% weniger Verwaltungsaufwand: Weniger Papierarbeit und effizientere Abläufe
• Höhere Kundenzufriedenheit: Digitale Kommunikation stärkt Vertrauen und Bindung